Un logiciel de gestion des séances adaptée à la réalité de terrain

Cela fait plus de 10 ans que la solution de gestion des séances du Groupe T2i, anciennement Xpert.Meeting, est utilisée par le Conseil Municipal de Collombey-Muraz. La précédente version étant très appréciée, c’est naturellement que la commune a choisi de poursuivre avec Citizen Meeting pour la gestion de ses séances hebdomadaires. La nouvelle solution propose de réelles plus-values en termes d’ergonomie et de fonctionnalités développées en s’appuyant sur les retours des secrétaires municipaux, utilisateurs réguliers de la solution. Ces arguments ont motivé leur choix :

« Aujourd’hui, nous ne pourrions plus nous passer de solution informatisée pour mener nos séances, sans pouvoir mettre en ligne l’ensemble des documents et donner accès à l’information. Avant, cela générait beaucoup trop de papier et des séances à rallonge. Pour les développeurs, il est parfois difficile de comprendre les besoins des utilisateurs pour les aider à travailler mieux, plus vite et plus efficacement. Meeting apporte l’alchimie adéquate entre ces deux prérequis : l’informatique et la réalité de terrain. »

La solution

Meeting, une solution de gestion des réunions efficace et performante pour gérer les séances : avant, pendant et après !

Si les 7 conseillers(ères) s’appuient sur Meeting chaque semaine pour se préparer à la séance, le secrétaire l’utilise également en interaction avec les chefs de services. Grâce à sa facilité de prise en main, la solution a été très rapidement adoptée de tous. Les différents objets sont préparés par les services et soumis à l’ensemble de l’exécutif via la solution de gestion des réunions. Les considérants et la(les) proposition(s) de décisions permettent de préciser tout le cheminement d’un dossier pour une prise de décision rapide et efficace.

« Par exemple, les questions d’adjudication sont préparées et consignées dans la séance avec toutes les informations utiles : le nombre d’entreprises consultées, les offres, la préconisation du service, etc. Alors que toute la procédure d’appel d’offre prend beaucoup de temps, le traitement de ce point en séance est réglé en une minute et libère du temps pour se concentrer sur l’essentiel. »

Après chaque réunion, le secrétaire envoie en un simple clic l’extrait de la décision du Conseil municipal aux chefs de service en y joignant des commentaires spécifiques et des tâches pour un suivi performant.

« La possibilité de donner des instructions en plus de l’extrait de décision dans un e-mail permet d’expliquer la décision et de la nuancer si nécessaire. »

Les bénéfices

Gain de temps pour se consacrer aux sujets clés

Meeting permet de gagner du temps dans l’administration des séances grâce à son ergonomie et ses fonctionnalités : ajout de documents avec un simple « glisser-déposer », fonction de recherche puissante « plein texte » et par mots clés, report d’objets à une séance ultérieure, etc.
Au-delà du gain de temps, la solution de gestion des séances de Conseil a un impact sur la qualité des réflexions et des décisions prises par l’exécutif.

« Le Conseil municipal siège environ 40 fois par année, selon mes calculs, cela représente approximativement 480 à 600 décisions. L’avantage premier de cet outil est que l’ensemble des conseillers accède à la même information, un élément fondamental pour une prise de décision de consensus. Grâce à Meeting, nous gagnons un temps fou car les conseillers prennent connaissance des objets avant la séance et s’y préparent. Cela nous permet de ne s’arrêter que sur les points qui nécessitent des discussions de fond. »

La stratégie de digitalisation… au-delà de Meeting

Moins de papier, moins de présence physique au guichet et plus de facilités pour les citoyens

La digitalisation est un objectif de législature du Conseil municipal de la Commune afin de proposer tous les services aux citoyens via un guichet virtuel en ligne.

« Le défi est d’être prêts en 2025, pour la prochaine législature, avec une administration digitale qui permettra de mieux répondre encore aux besoins croissants des citoyens de faire les choses avec leur téléphone portable. Un résident souhaitant une attestation de domicile durant le week-end devrait pouvoir l’obtenir sur notre site internet. »

Parallèlement, la commune utilise la Gestion Electronique de Documents Youdoc pour la gestion des factures fournisseurs, des dossiers habitants et de constructions. La mise en œuvre de la gestion dématérialisée du courrier entrant est prévue, une étape supplémentaire vers une administration digitalisée…

La commune

Dans un environnement parsemé de terrains agricoles de plaine, de forêt et de montagne, les 5 villages qui composent la Commune de Collombey-Muraz offrent un cadre de vie agréable à ses presque 10’000 habitants.

« Collombey-Muraz s’inscrit comme l’un des moteurs du développement de la région chablaisienne. Dynamique, elle œuvre dans le respect d’un environnement économique, social et écologique durable, et soutient la mobilité multimodale au travers de différents projets.* » Olivier Turin, Président du Conseil municipal de Collombey-Muraz

*Source : site web de la Commune de Collombey-Muraz : www.collombey-muraz.ch